Assistante administrativeindépendante à Genève :externalisez vos tâchesadministratives
AM-Backoffice accompagne les PME, indépendants et startups de Genève dans leur gestion administrative, leur facturation, leur pré-comptabilité et l'organisation de leurs processus — sur site ou à distance.
- Basée à Plan-les-Ouates
- Canton de Genève et à distance
- Réponse sous 1 à 2 jours ouvrés
Alexia Maës · Back Office & Gestion, Plan-les-Ouates
Ce qui change
Pourquoi externaliser vos tâches administratives ?
Quatre situations que rencontrent la plupart des indépendants et des petites structures. À chaque fois, ce n'est pas la tâche qui coûte cher : c'est de ne pas savoir où elle en est.
- Les factures partent quand vous y pensez, parfois trois semaines après la prestation.
- Elles partent selon un rythme convenu, sans que vous ayez à y penser.
- Vos documents sont répartis entre une boîte mail, un disque et deux classeurs.
- Un classement unique, et chaque pièce se retrouve en quelques secondes.
- Vous ne savez pas dire, aujourd'hui, quelles factures sont réglées et lesquelles ne le sont pas.
- Un tableau de suivi tenu à jour, consultable quand vous le voulez.
- Votre fiduciaire vous relance chaque trimestre pour des justificatifs manquants.
- Le dossier lui arrive complet et à date.
Pour qui
Une assistante administrative pour PME, indépendants et startups à Genève
Principalement des dirigeants de PME de 1 à 10 collaborateurs, quel que soit leur secteur, ainsi que des indépendants et des startups. Le point commun : un besoin de soutien administratif fiable et régulier, sans que le volume d'activité justifie un recrutement à temps plein.
- Vous consacrez trop de temps à votre administration.
- Vous accumulez du retard dans votre facturation ou vos relances.
- Vous manquez de visibilité sur le suivi de vos dossiers.
- Vous voulez structurer votre organisation pour accompagner votre croissance.
Prestations
Les tâches administratives que vous pouvez externaliser
Ces prestations se tiennent : une facture émise devient une pièce comptable, qui alimente le dossier de la fiduciaire. C'est cette continuité qui distingue une prise en charge d'une série de tâches isolées.
Gestion administrative
Votre administratif courant tenu sans interruption.
- Correspondance et courriels
- Agendas
- Classement et archivage
Facturation et relances
Des factures émises à temps et des encaissements suivis.
- Émission des factures
- Suivi des paiements
- Relances clients
Pré-comptabilité
Un dossier complet, prêt pour votre fiduciaire.
- Collecte des pièces
- Notes de frais
- Contrôle documentaire
Support commercial
La chaîne commerciale suivie, du devis au règlement.
- Devis et offres
- Suivi des commandes
- Coordination fournisseurs
Organisation et automatisation
Un administratif qui devient un système reproductible.
- Procédures écrites
- Outils de suivi
- Tâches répétitives automatisées
Méthode
Comment travailler avec une assistante administrative indépendante ?
Cinq étapes, dans cet ordre. La première est gratuite et sans engagement.
- 01
Échange et diagnostic
Trente minutes pour cerner ce qui vous prend du temps et ce qui peut être délégué en premier.
- 02
Périmètre et proposition
Une proposition écrite : ce qui est pris en charge, à quel rythme, avec quels livrables.
- 03
Mise en place
Accès, outils et classement sont organisés avant la première tâche, pas pendant.
- 04
Prise en charge et suivi
Le travail est fait selon le rythme convenu, et vous savez à tout moment où en sont vos dossiers.
- 05
Amélioration continue
Ce qui revient souvent est documenté, simplifié, parfois automatisé.
Différence
Une gestion administrative fiable, suivie et adaptée à vos outils
- Une interlocutrice unique
- Vous n'expliquez pas deux fois la même chose. Alexia connaît vos dossiers.
- Une expérience de terrain
- Plus de 17 ans en administration, gestion commerciale et suivi financier en Suisse, de la PME au groupe international.
- Vos outils, pas les miens
- Microsoft 365, Sage, Crésus, Microsoft Dynamics — et l'habitude de s'adapter au logiciel métier que vous utilisez déjà.
- Un périmètre écrit
- Ce qui est pris en charge est défini à l'avance, et ce qui ne l'est pas également.
- Une coordination avec vos partenaires
- Fiduciaire, fournisseurs, clients : les échanges administratifs passent par un seul point.
- De la confidentialité
- Vos données financières et administratives ne sont ni partagées, ni réutilisées.
Concrètement
- Sur site, à distance ou les deux
- Selon vos besoins et la nature des missions. Déplacements dans le canton de Genève et ses communes, sur rendez-vous.
- Disponibilités habituelles
- Lundi, mardi, jeudi et vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30.
- Réponse sous 1 à 2 jours ouvrés
- Délai habituel. Les demandes reçues le vendredi sont prises en charge dès le lundi suivant.
Prochaine étape
Quelles tâches administratives souhaitez-vous externaliser ?
Trente minutes suffisent pour identifier ce qui peut être délégué en premier, et à quel rythme.